За выдающееся выполнение трудовых обязанностей работодатель в праве поощрять работников: объявить благодарность, вручить медаль или выдать премию. Кроме того, сотрудники могут получить подарок и к какой-либо праздничной дате: профессиональному празднику, Новому году, рождению ребенка, свадьбе и т.д. В зависимости от повода для подарка и того, какова его стоимость, зависит учет выдачи презента, и связанное с этим налогообложение.
Подарки за добросовестный труд
Такой подарок может быть передан работнику в качестве поощрения за успехи в работе. Внутренними трудовыми нормативными актами могут быть предусмотрены и другие виды поощрений.
В ч. 1 ст. 129 ТК РФ указано, что доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты относятся к стимулирующим выплатам и являются частью системы оплаты труда работников.
Стимулирующие выплаты могут быть в фиксированной денежной сумме, в процентах от окладной части, либо зависеть от выполненного объема работы. Показатели, по которым будут приниматься решения о поощрении, порядок вручения, размер премий или цену подарка следует прописать в коллективном договоре или в ином трудовом нормативном акте.
Поскольку подарки за добросовестный труд являются поощрительными выплатами, работодатель га основании внутренних нормативных актов издает приказ (распоряжение) о поощрении сотрудника. В документе следует указать основания для поощрения. В случае если указанные основания не найдут подтверждения в трудовых документах, могут возникнуть вопросы со стороны ИФНС.
Обратите внимание! При выдаче, например, новогодних подарков детям сотрудников основанием может быть такой первичный учетный документ, как ведомость выдачи подарков, которая должна содержать следующие сведения: наименование документа, дату составления, наименование организации, перечень и стоимость подарков, Ф.И.О. награждаемых сотрудников и их личные подписи, дату выдачи подарков, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции (руководитель и главный бухгалтер).
Подарки к праздникам
Вручать подарки сотрудникам работодатель может в честь различных праздников, таких как: 8 марта, 23 февраля, Новый год, подарки детям сотрудников, юбилеи сотрудника или компании, в связи с выходом на пенсию, бракосочетанием, к профессиональным праздникам и т.д.
Указанные подарки к праздникам не являются премией за труд, поэтому они не включаются в систему оплаты труда.
В виде подарка могут быть переданы не только вещи, но и имущественные права в том числе и денежные средства. Таким образом, подарки в честь праздников праздникам могут быть не только в виде конкретных вещей, но и в виде различных сертификатов или денег.
Со стоимости новогодних подарков детям работников страховые взносы не начисляются.
Что касается подарков к празднику, то требования об установлении таких положений коллективными договорами или локальными нормативными актами не предусмотрено. Если работодатель хочет предусмотреть положение о вручение подарков сотрудникам в определенных случаях и при условии, если финансовое положение организации позволит это сделать, в локальном нормативном акте лучше прописывать его не в разделе, связанном с оплатой и нормированием труда, а в разделе, связанном с социальными гарантиями. Еще раз отметим, что делать это необязательно.
Обратите внимание! Если дарителем выступает юридическое лицо и стоимость подарка превышает 3000 руб., с работником нужно заключить договор дарения в письменной форме. Согласие сотрудника на получение подарка подтверждается его подписью на договоре.
Заключение письменного договора дарения освобождает работодателя от уплаты страховых взносов.
НДФЛ с подарков
Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, если стоимость подарка, полученного от организации в течение одного налогового периода, составляет 4 тыс. руб. и менее, НДФЛ не уплачивается. То есть, если общая стоимость подарков, полученных сотрудником за год, превысит 4 000 руб., сумму превышения следует включить в облагаемую базу по НДФЛ.
При невозможности удержать с работника исчисленную сумму налога учреждение обязано не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить работнику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
Подарки контрагентам
Организуя подарки для клиентов и контрагентов компании, можно оптимизировать налоговый учет расходов, сведя налоговые потери по этой операции к минимуму.
Важно правильно обозначить сам момент вручения подарков. Можно оформить раздачу записных книжек как рекламную акцию с выдачей призов и сувениров.
Для этого директору предприятия следует издать приказ об акции, а факт ее проведения и расходы, связанные с этим, зафиксировать в акте, подписанном должностными лицами. В таком случае компания выигрывает по величине налогов, подлежащих перечислению в бюджет.
В первую очередь не возникает обязательства уплаты НДС, поскольку такие расходы относятся к издержкам на рекламу и не являются реализацией. Кроме того, затраты, связанные с проведением рекламной компании, можно учесть в составе расходов по налогу на прибыль.
Для того чтобы расходы на подарки можно было отнести к рекламным, нужно соблюсти следующие условия:
- На подарках должна быть нанесена символика компании.
- Подарки предназначены неопределенному кругу лиц.
- Необходимо оформить проведение рекламной акции (приказ, смета, отчет о проведении).
