ПФР проинформировал о введении электронных трудовых книжек с 2020 года, которые будут существовать только в цифровом виде и исключают физических носителей. Просматривать сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. В обязательном порядке ЭТК будут формироваться для тех, кто впервые начал официальную трудовую деятельность с 2021 года. Те, кто уже трудоустроен могут на протяжении 2020 года подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. Если такое заявление не поступит, сведения об трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.
В связи с предстоящими изменениями в ТК, организациям следует предпринят следующие шаги:
- Заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (если его нет)
- До 1 июля 2020 года уведомить сотрудников о том, что сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде, при этом они могут выбрать формат, в котором работодатель будет вести трудовые книжки.
- Разработать для сотрудников бланки заявлений, заполнив которые, сотрудник должен будет до конца 2020 года оповестить о своем решении по сохранению текущей формы трудовой, либо о переходе на электронную версию.
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, то вы продолжите ее вести в обычном порядке. Но все сведения о трудовой деятельности придется дублировать в информационную систему ПФР. Даже если сотрудники не отказались от трудовых сейчас, в будущем они смогут это сделать в любой момент. На сотрудников, которые в 2020 году не напишут ни одно заявление и не сообщат о своем решении, компания также должна будет в 2021 году продолжать вести бумажные трудовые книжки (п. 2 ст. 2 Законопроекта № 748684-7).
- Проверить бумажные трудовые перед переходом на электронный формат
- Поменять кадровые документы
Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы "Прием на работу" и "Выдача сведений о трудовой деятельности". Формулировки возьмите из новой статьи 66.1 ТК.
Примечание:
У сотрудников, которых будете нанимать в 2020 году, принимайте бумажные трудовые книжки. Тем, кто впервые устроится на работу, заведите трудовую по старым правилам.
Сотрудникам, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2021 года впервые, бумажные трудовые книжки не заводите. У них будет только электронный трудовой стаж. Остальные сотрудники при приеме предъявят трудовую на бумаге, если захотели ее оставить, или сведения о трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД, если от книжки на бумаге отказались.
Сотрудники с бумажной трудовой книжкой по-прежнему будут получать ее при увольнении. Кроме того, все работники смогут запросить сведения о трудовой деятельности не только в бумажном, но и в электронном виде. У сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление на электронную почту. А вы должны ответить на электронный запрос не позднее трех рабочих дней.